Dazu konnten Daniel Tombrock und Matthias Warnecke im größten der angebotenen Workshops rund 80 Kolleginnen und Kollegen aus ganz Deutschland begrüßen. Nach einer Einführung in die Entwicklungsgeschichte und die Techniken von generativer KI fokussierten die beiden Mitarbeiter des LWL-RPA dann auf ChatGPT. In spannenden Beispielen aus durchgeführten Prüfmaßnahmen zeigten sie dem Plenum, wie man sich diese Art der künstlichen Intelligenz zur Erstellung von Berichten oder Checklisten zunutze machen kann. Insbesondere einer der aktuellsten Entwicklungsschritte, die Analyse von Fotos in ChatGPT, faszinierte die Anwesenden. Hier konnte Daniel Tombrock auf eindrucksvolle Weise vorführen, wie ein im Rahmen einer Prüfung in einer Einrichtung gemachtes Foto binnen Sekunden von der KI analysiert wurde – inklusive der Erstellung eines Gefahrenberichts sowie der Aufführung der gesetzlichen Grundlagen für weitergehende Prüffragen. Die beiden Rechnungsprüfer des LWL trafen mit ihrem Workshop-Thema somit voll ins Schwarze und erhielten viel Applaus für die aufgezeigten Möglichkeiten, wie sich Verfahren der generativen KI heute bereits unterstützend und effizienzsteigernd in Prüfmaßnahmen einsetzen lassen.

Der Leiter des LWL-RPA, Thomas Streffing, hatte bereits am Vortag der Prüfertage in seiner Rolle als Verwaltungsratsvorsitzender einen personellen Wechsel an der Spitze des Berufsverbands angekündigt. Das IDR ist die Interessenvertretung aller professionellen Berufsgruppen, die sich mit öffentlicher Finanzkontrolle beschäftigen. Mit knapp 500 Mitgliedern aus über 13 Bundesländern und weiteren Institutionen sind bereits heute rund 4.000 Rechnungsprüferinnen und Rechnungsprüfer im IDR organisiert. Und an deren Spitze bahnt sich nun ein Wechsel an. Nach zehn Jahren als Vorstandsvorsitzender legt Hans-Dieter Wieden, Chef des Rechnungsprüfungsamtes der Stadt Frankfurt a. M., zum 31.12.2024 sein Amt nieder.

In der Mitgliederversammlung am zweiten Tag der Rechnungsprüfertage des IDR präsentierte Wieden nun den Delegierten seinen designierten Nachfolger: Matthias Warnecke, Referatsleiter des LWL-RPA, wird ab Januar 2025 als neuer Vorstandsvorsitzender des IDR seine Arbeit antreten.

Warnecke arbeitet bereits seit 2018 im IDR mit, unter anderem als stellvertretender Leiter des Bundes-Arbeitskreises „Digitalisierung und IT-Sicherheit“. Außerdem ist er als Dozent für den Dachverband tätig.

In seiner Begrüßungsrede an die Delegierten betonte Matthias Warnecke die Wichtigkeit der örtlichen Rechnungsprüfung und kündigte an, sich für eine stärkere Vernetzung mit den zuständigen Landesministerien einsetzen zu wollen. Zugleich warb er für Unterstützung durch die Mitglieder, insbesondere bei den künftigen Herausforderungen für die Rechnungsprüfung.

Somit bleibt auch in Zukunft die Rechnungsprüfung des LWL prominent im IDR vertreten.

Die unvermuteten Prüfungen, deren Gegenstand die Zahlungsabwicklung und Finanzbuchhaltung der LWL-Sondervermögen ist, werden vom Referat für Finanzprüfungen jährlich und unangekündigt in allen Kliniken und Jugendhilfeeinrichtungen des LWL durchgeführt.

Beginnend mit einer Auftaktveranstaltung am 22.04.2024, in der das LWL-RPA und die unvermuteten Prüfungen vorgestellt wurden, haben sich die Studierenden über neun Wochen der Frage gewidmet, wie die unvermuteten Prüfungen verbessert werden können. Hierfür haben sie nicht nur Prüfakten gesichtet und ausgewertet, sondern insbesondere auch Interviews mit den Prüfenden, aber auch mit den geprüften Stellen geführt. Im Vordergrund der Untersuchungen stand dabei vor allem die Kommunikation zwischen den Prüfenden und Geprüften, aber auch die internen Abläufe im LWL-RPA. Des Weiteren beleuchteten die Studierenden die Digitalisierung in den geprüften Stellen.

Am Ende des Projektzeitraums hatten die Studierenden den Prozess der unvermuteten Prüfung aufgenommen und modelliert, um hiervon ausgehend Empfehlungen aussprechen zu können, wie der Prozess besser gestaltet werden könnte. Die Ergebnisse ihrer Untersuchung präsentierten die Studierenden am 14.06.2024 im Europazimmer des LWL.

Nicht nur die Prüfenden des LWL-RPA waren von den Ideen der Studierenden angetan, auch der Abteilungsvorstand zeigte sich begeistert. „Die Diskussion im RPA ist schon in vollem Gange“, kommentierte der Abteilungsleiter Herr Streffing die entstandene, produktive Diskussion über die Ergebnisse und sicherte zu, dass das Projektteam zum Ende des Jahres 2024 eine Rückmeldung darüber bekäme, welche ihrer Ideen auf welche Weise umgesetzt wurden. „Das ist nicht selbstverständlich!“ freute sich Herr Prof. Dr. Hölscher und lobte die Unterstützung seitens des LWL-RPA während des Projektes.

Mit Rückblick auf das äußerst erfolgreiche Projekt stellte Herr Streffing weitere gemeinsame Projekte von HSPV und LWL-RPA in Aussicht.

"Kommunikation in der Rechnungsprüfung" - das diesjährige Motto des Wintergesprächs beleuchtete verschiedene Facetten der täglichen Interaktion in der Rechnungsprüfung. Thomas Streffing, der Leiter des LWL-Rechnungsprüfungsamtes, begrüßte dazu Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichen Landesteilen Deutschlands. In je zehnminütigen Kurzreferaten stellten die Gäste ihre Thesen vor, die anschließend in angeregten Diskussionen besprochen wurden. Ergänzt wurde die Runde der Teilnehmenden durch Matthias Warnecke, Referatsleiter im LWL-RPA, sowie durch Julia Nega, Seniorprüferin im Bereich Finanzprüfungen des LWL-RPA.

Wie allgegenwärtig "Kommunikation" gerade für Prüferinnen und Prüfer ist, zeigten die unterschiedlichen Beispiele, die die Beteiligten anführten. Von der effektiven Kommunikation mit der Verwaltungsspitze und der Politik über wertschätzende Gesprächsformate mit den eigenen Teams bis hin zur Einbindung sozialer Medien und der Stärkung der Öffentlichkeitsarbeit im Rechnungsprüfungsamt reichten die Vorträge.

• Hier finden Sie den ausführlichen Bericht über das Wintergespräch 2024 im LWL-Rechnungsprüfungsamt.

Frau Monika Kirmes, Prüferin beim Landschaftsverband Rheinland (LVR) für Vergaben von Liefer- und Dienstleistungen war zum Austausch mit Kolleg:innen beim LWL-RPA.

Mit den Kollegen:innen Patrick Kötter und Christiane Sprickmann Kerkerinck fand ein interessanter, reger und konstruktiver Austausch statt. Es wurden die Unterschiede und Gemeinsamkeiten besprochen, wie Vergaben im Bereich der Liefer- und Dienstleistungen beim LWL und LVR geprüft werden (laufend und retrograd). Zudem wurden in der Woche die Bereiche des Wissensmanagements, der Digitalisierung des Vergabewesens, der nachhaltigen Beschaffung und der Zusammenarbeit zwischen dem Zentraleinkauf und den jeweiligen Rechnungsprüfungsämtern thematisiert. Auch bezüglich der Prüfung von Miet- und Pachtverträgen sowie zum Grundstücksan- und –verkauf, ein weiteres Aufgabengebiet der Kolleg:innen von LVR und LWL, fand ein guter Informationsaustausch statt. Nicht zuletzt hatte Frau Kirmes die Möglichkeit, an Arbeitskreisen, Workshops und Jour Fixe Terminen innerhalb des LWL-RPA teilzunehmen und somit einen Einblick in den Arbeitsalltag der LWL-Prüfer:innen zu bekommen. Alle Beteiligten waren sich einig, dass der Austausch zukünftig intensiviert wird.

Über Einsatz, Nutzen, Chancen und Risiken textgenerierender KI in der kommunalen Rechnungsprüfung referierte Daniel Tombrock, Prüfer im LWL-RPA, beim Treffen der IDR-Landesgruppe NRW am 20.09.2023 in Dortmund. Trotz des auf den ersten Blick sperrigen Titels gelang es ihm, das Publikum mit auf eine Reise in die faszinierende Welt der Künstlichen Intelligenz zu nehmen und hierbei auch praktische Anwendungsbeispiele für die kommunale Rechnungsprüfung aufzuzeigen. Der Vortrag basierte auf monatelanger Vorarbeit im Innovation Lab des LWL-RPA. Hierbei zeigte sich, dass die Entwicklungen im Bereich KI mit rasender Geschwindigkeit vorangetrieben werden und eine tägliche Beobachtung unerlässlich ist.

Am 13. und 14. Juni 2023 fand in Bad Lauterberg im Harz der IDR-Prüferkongress statt. Das LWL-RPA war jedoch nicht nur „irgendwie dabei“, sondern maßgeblich in die Programmgestaltung involviert.

So schilderte Thomas Streffing, Leiter des LWL-RPA, die Ergebnisse einer externen Organisationsuntersuchung in seinem Amt.

Patrick Kötter, Prüfer im LWL-RPA, stellte zusammen mit Ina Eichhoff und Nina Kramer den Entwurf der neuen IDR-Prüfungshilfe zur Nachhaltigkeit vor.

Über innovative Methoden aus dem Bereich Data Science und deren Nutzen für die örtliche Rechnungsprüfung referierte Rebecca Zahl, Prüferin im LWL-RPA. Hieran schlossen sich nahtlos die praktischen Umsetzungshinweise von Matthias Warnecke, Referatsleiter im LWL-RPA, an.

Und schließlich gestaltete Patrick Kötter noch einen Workshop zum Thema „Vergabe in der Krise“.

Das Feedback auf die Vorträge zeigte, dass sich die Mühe bei der Erstellung gelohnt hatte. Und die Referierenden bekamen durch die Nachfragen und die Diskussion mit dem Auditorium ihrerseits wertvolle Anregungen.

Das LWL-RPA freut sich somit bereits auf den IDR-Prüferkongress 2024.

Zur jährlichen Arbeitstagung trafen sich die Rechnungsprüfungsämter des Land­schaftsverbandes Rheinland, des Kommunalen Sozialverbands Sachsen, des Bezirks Oberbayern, des Landeswohlfahrtsverbands Hessen und des Bezirksverbands Pfalz auf Einladung des Landschaftsverbands Westfalen-Lippe vom 09.05. - 11.05.2023 in Münster.

Der kollegiale Austausch umfasste Themen wie Betätigungsprüfungen/Buch- und Be­triebsprüfungen, das Hinweisgeberschutzgesetz sowie die Compliance-Organisation, Continuous Auditing in der Rechnungsprüfung, die Umsetzung des Online-Zugangs­gesetzes oder DSGVO-Löschkonzepte.

Diskutiert wurde darüber hinaus über die Dokumentation im Vergabeverfahren, über die Anfertigung von Prüfungsberichten, die Prüfung der Personalverwaltung sowie über Geldanlagen bei Stiftungen und im kommunalen Bereich.

Das LWL-Rechnungsprüfungsamt stellte zudem die Ergebnisse einer im vorigen Jahr durchgeführten Organisationsuntersuchung dar.

Der intensive Austausch wurde abgerundet durch einen Besuch des LWL-Museums für Kunst und Kultur sowie mit einer Besichtigung des Friedenssaals der Stadt Münster, in dem vor 375 Jahren der Westfälische Frieden geschlossen wurde.

Das Institut für Arbeitswissenschaft (IAW) der Ruhr-Universität Bochum analysierte im Rahmen einer Praxiswoche des Moduls „Organisationaler Wandel / Change Management“ vier Tage lang das LWL-RPA.

Zusammen mit 13 Studierenden des Masterstudiengangs „Organizational Management“ kamen Prof. Dr. Markus Hertwig und sein wissenschaftlicher Mitarbeiter Dr. Patrick Witzak zu den Prüferinnen und Prüfern des LWL-RPA, um Fragestellungen rund um zielgruppengerechte Berichtsdarstellungen sowie die künftigen Anforderungen an Mitarbeiterbindung und –gewinnung zu untersuchen.

Nach einem Auftaktgespräch mit dem Referatsleiter Matthias Warnecke stürzten sich die nebenberuflich Studierenden direkt in die Arbeit. In zwei Gruppen führten sie Interviews zu den gestellten Aufgabenfeldern mit einigen Beschäftigten des LWL-RPA. Anschließend ging es in den kommenden zwei Tagen um die Analyse der Befragungen. Außerdem wurden wissenschaftliche Arbeiten herangezogen und ausgewertet. Unter Hochdruck und mit viel Engagement und Leidenschaft erstellten die Studentinnen und Studenten daraufhin zwei Abschlusspräsentationen, die am vierten Tag im Ausschusszimmer des LWL vorgestellt wurden.

Thomas Streffing und Matthias Warnecke zeigten sich sehr angetan von den dort präsentierten Ergebnissen. „Wir haben durch Ihre Vorschläge sehr gute und innovative Anregungen für unsere Arbeit erhalten“, lobte der Abteilungsleiter des LWL-RPA die studentische Forschergruppe. Auch Matthias Warnecke, selbst nebenberuflich am IAW als Lehrbeauftragter tätig, war sichtlich zufrieden mit der Leistung: „Mit so interessanten und spannenden Lösungsansätzen hatte ich gar nicht gerechnet!“

So viel positive Resonanz auf ihre Arbeit freute dann nicht nur die Studierenden, sondern auch Prof. Hertwig, der gerne auf das Angebot einging, solch eine Praxiswoche bei Gelegenheit wieder zusammen mit den Prüferinnen und Prüfern des LWL-RPA durchzuführen.

Für das LWL-RPA hat sich zum wiederholten Male gezeigt, dass der Austausch zwischen Wissenschaft und Praxis sehr wichtig ist. Insgesamt war das eine gelungene und lehrreiche Praxiswoche – sowohl für die Studierenden des IAW als auch für das Team des LWL-RPA.

Das Qualitätsmanagement umfasst sämtliche Maßnahmen zur Sicherung und Steigerung der Qualität. Qualität ist die Gesamtheit aller Eigenschaften und Merkmale eines Produktes oder einer Dienstleistung bezüglich seiner Eignung, festgelegte und vorausgesetzte Erfordernisse zu erfüllen. Doch was ist Gegenstand des Qualitätsmanagements in der kommunalen Rechnungsprüfung? Was sind die Maßstäbe für Qualität? Wie kann man Qualität konkret messen? Und mit welchen Maßnahmen kann man Qualität verbessern?

Zur intensiven Erörterung dieser Fragen trafen sich Expert:innen auf Einladung des LWL-Rechnungsprüfungsamtes am 16./17.01.2023 in Münster. Thomas Streffing, Leiter des LWL-Rechnungsprüfungsamtes, begrüßte die Teilnehmenden mit dem Hinweis, dass Qualitätsmanagement ein nie endender Prozess sei. Das LWL-RPA habe in der Vergangenheit viele Ressourcen in den Aufbau eines Qualitätsmanagement-Handbuchs investiert. Trotzdem gebe es aber noch sehr viel zu tun. Insofern freue er sich auf eine Standortbestimmung, für die das Wintergespräch den nötigen Raum und Rahmen biete.

Zunächst gab Dr. Peter Glinder einen aktuellen Überblick zum kommunalen Chancen- und Risikomanagement. Dr. Peter Glinder ist stellvertretender Leiter des Rechnungsprüfungsamts der Landeshauptstadt Stuttgart sowie zusätzlich Leiter der dortigen Zentralen Antikorruptionsstelle. Außerdem ist er Leiter des Bundesarbeitskreises Compliance des IDR. Der promovierte Ökonom und Diplom-Verwaltungswirt (FH) sieht immer noch erhebliche Mängel im Risikomanagement der kommunalen Kernverwaltungen, während öffentliche Unternehmen dort wegen gesetzlicher Vorgaben und der damit verbundenen Haftungsrisiken für das Management in der Regel viel besser aufgestellt seien. Er kam zur Schlussfolgerung: „Ohne konkrete gesetzliche Regelungen zum Risikomanagement für Kommunalverwaltungen verbunden mit entsprechenden Haftungsrisiken für kommunale Entscheidungsträger dürfte sich an dieser Zustandsbeschreibung nicht viel ändern.“

Kerstin Nöh, Prüferin im LWL-Rechnungsprüfungsamt, schilderte den Teilnehmenden, wie sie im LWL-RPA mit Kolleg:innen IKS-Prüfungen konzipiert und sodann in die Praxis umgesetzt hat. Kerstin Nöh ist Diplom-Verwaltungswirtin (FH) und verfügt über IHK-Zertifizierungen sowohl als Prozessmanagerin wie als Beauftragte für das Qualitätsmanagement. Sie verdeutlichte, dass das LWL-RPA ein System entwickelt habe, um die Wirksamkeit von IKS-Elementen in Arbeitsprozessen zu messen. Ihr wesentliches Fazit lautete: „Unsere IKS-Matrix ist universal auf jeden Prozess der Verwaltung anwendbar.“

Wie das Qualitätsmanagement in der Rechnungsprüfung mit dem neuen QM-Handbuch des IDR aufgebaut und optimiert werden kann, zeigte Gerd Eisenhuth auf. Der Volljurist ist seit 2008 Leiter des Rechnungsprüfungsamtes der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Bayern. Seit 2020 ist er Sprecher des IDR-Bundesarbeitskreises Qualitätsmanagement. Um Prüfungsleistungen der öffentlich-rechtlichen Prüfungseinrichtungen auf entsprechendem Niveau anbieten und in Konkurrenz zu anderen (privatrechtlichen) Prüfungseinrichtungen bestehen zu können, hält er die Einrichtung und Fortentwicklung eines skalierbaren Qualitätsmanagementsystems mit gemeinsamen Basis-Standards für unverzichtbar.

Am Ende des ersten Gesprächstags verdeutlichte Alexander Ehrbar den Beitrag der überörtlichen Prüfung durch die GPA NRW zum Qualitätsmanagement in der kommunalen Rechnungsprüfung. Alexander Ehrbar ist Teamleiter IT-Prüfung und IT-Beratung bei der GPA NRW. Er unterstützt das IDR in den IT-Arbeitskreisen auf Bundes- und NRW-Ebene. Dabei behält er auch ganz besonders die Bedarfe der örtlichen Rechnungsprüfung in NRW im Blick und setzt sich für eine angemessene Ressourcenausstattung ein. Seine Feststellung sieht jedoch (vorerst?) düster aus: „Die kommunale Rechnungsprüfung leidet erheblich unter dem Mangel an Ressourcen zur Aufgabenerfüllung. Ihre Handlungsfähigkeit ist gefährdet.“

Zu Beginn des zweiten Gesprächstags schilderte Matthias Warnecke Ergebnisse, Umsetzungsmaßnahmen und Herausforderungen, die sich aus einer Organisationsuntersuchung im LWL-Rechnungsprüfungsamt im Jahr 2022 ergeben haben. Matthias Warnecke ist seit Mitte 2018 Referatsleiter für Fach- und IT-Prüfungen im LWL-Rechnungsprüfungsamt. Er ist Master of Organizational Management, stellvertretender Leiter des IDR-Arbeitskreises Digitalisierung und IT-Sicherheit sowie als Dozent für IT-Fortbildungen des IDR aktiv. Als fachlicher Projektleiter hat er die Organisationsuntersuchung maßgeblich mitbegleitet und ist nun federführend mit der Umsetzung der Ergebnisse befasst, die sich aus 11 Handlungsempfehlungen ergeben.

„Das RPA der Stadt Leipzig – fit für die Zukunft!?“ Mit dieser Frage weckte Susann Bellmann das Interesse der Teilnehmenden an der Entwicklung eines Großstadt-RPA. Susann Bellmann ist Volljuristin und leitet seit Mai 2020 das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Leipzig. Außerdem ist sie seit Dezember 2022 Mitglied des IDR-Vorstandes. Frau Bellmann hält es für erforderlich, dass sich die kommunale Rechnungsprüfung als Führungsunterstützung versteht und zukunftsorientiert an der Schaffung von Mehrwerten ausgerichtet ist. Hierzu gehörten beispielsweise die Prüfung der Organisation und Wirtschaftlichkeit der Verwaltung, der Betätigung der Stadt Leipzig an Unternehmen sowie die Prüfung der kommunalen Unternehmen, aber auch die begleitende Prüfung bzw. Beratung. Dies setze voraus, sich der internen Prozesse des Rechnungsprüfungsamtes klar zu werden und diese bis hin zum Qualitätsmanagement anzupassen.

Dietmar Leicht, Volljurist und seit 2001 Leiter des LVR-Fachbereichs Rechnungsprüfung, konfrontierte den Teilnehmerkreis sodann mit der Warnung: „Trotz Digitalisierung – ohne qualifiziertes Personal kann es keine wirksame Rechnungsprüfung geben!“ Herr Leicht stellte die These auf, dass es die Trennung zwischen IT-Prüfung und Fachprüfung nicht mehr gebe. Es gehe darum, das Ganze zu sehen. Am Ende seines Vortrags formulierte er als Postulat: „Die Rechnungsprüfung spricht IT!!!“

Schließlich widmete sich Matthias Schürmeier der Frage, ob Prozessmanagement und Standards Voraussetzung effizienter Prüfungsarbeit seien. Matthias Schürmeier ist Diplomverwaltungswirt (FH) und leitet seit September 2015 das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Mannheim. Er machte deutlich, dass das Setzen von einheitlichen Prüfungsstandards („Leitplanken“) eine der wesentlichen Grundlagen für Effektivität und Effizienz in der Prüfungsarbeit sind. Grundlegender Baustein – insbesondere auch als Grundlage für die digitale Transformation - sei dabei die Beschreibung und Visualisierung zumindest der wesentlichen Kern- und Stützprozesse der Prüfung im Rechnungsprüfungsamt.

In der Abschlussrunde hoben die Beteiligten des Wintergesprächs des LWL-Rechnungsprüfungsamtes besonders hervor, dass der Austausch die Herausforderungen an ein effektives und effizientes Qualitätsmanagement deutlich gemacht habe. Gleichzeitig gebe es aber auch keinen Grund und keine Rechtfertigung, verzagt zu sein und „stehen zu bleiben“. Die Anwesenden machten deutlich, das Qualitätsmanagement in der Rechnungsprüfung aktiv mitgestalten zu wollen. Die Standortbestimmung während des Wintergespräch sei ein gutes „Update“ gewesen. In jedem Fall gelte: ANFANGEN!

Nach knapp anderthalb Jahren Laufzeit ist das gemeinsame Projekt vom LVR-Fachbereich Rechnungsprüfung, dem LWL-Rechnungsprüfungsamt und dem Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik (FIT) zum Thema Process Mining erfolgreich abgeschlossen worden. In dem Projekt, welches im Rahmen einer studentischen Masterarbeit realisiert wurde, wurden Prozessdaten von mehr als 56.000 Anträgen auf Eingliederungshilfe maschinell ausgewertet. Die von den beiden Landschaftsverbänden zur Verfügung gestellten Datensätze umfassten dabei insgesamt mehr als 1,7 Millionen Prozessschritte aus einer Zeitspanne von bis zu fünf Jahren.

Ziel des Projekts zum Thema Process Mining war es, quantitative und datenbasierte Einblicke in einen häufig vorkommenden Geschäftsprozess innerhalb der beiden Landschaftsverbände zu gewinnen. Dazu wurden Metainformationen zu den relevanten Prozessschritten wie Aktionsart und –zeitpunkt aus den zugrundliegenden Informationssystemen ANLEI und Doxis (elektronische Einzelfallakte) extrahiert und aufbereitet: Was wurde wann in jedem einzelnen Geschäftsvorfall gemacht? „Anhand dieser Daten ist es möglich, quantitative Aussagen über die in der Realität ablaufenden Prozessabläufe und deren Laufzeiten zu treffen. Somit ist es möglich, zielgerichtet eventuelle Schwachstellen im Prozess zu erkennen und bei Bedarf zu optimieren.“, erklärt Dietmar Leicht, Leiter des LVR-Fachbereichs Rechnungsprüfung.

Fokus des Projekts war das sogenannte Conformance Checking. Hierzu wurde von den Prozessverantwortlichen zunächst ein Soll-Prozess definiert, welcher abbildet, wie der Prozess erwartungsgemäß stattfinden sollte. Im nächsten Schritt wurden dann die Prozess-Echtdaten aus dem zur Verfügung stehenden Datensatz (Ist-Prozess) mit dem Soll-Prozessmodell maschinell abgeglichen. Thomas Streffing, Leiter des LWL-Rechnungsprüfungsamtes: „Durch den Abgleich erkennen wir auf einen Blick, mit welcher Häufigkeit die einzelnen Prozessschritte erwartungsgemäß (grün), verspätet (gelb) oder gar nicht (rot) durchgeführt wurden. Hohe Prozentzahlen im gelben oder roten Bereich lassen auf eventuelle Unzulänglichkeiten im Prozessablauf schließen und sollten näher betrachtet werden.“

Neben dem Conformance Checking lieferte die Prozessanalyse Aussagen über die durchschnittliche Zeitspanne zwischen den einzelnen Prozessschritten. Arbeitsabläufe, welche besonders viel Zeit in Anspruch nehmen und unter Umständen ein Nadelöhr im Prozess darstellen, konnten somit leicht identifiziert werden. Des Weiteren konnten die Ergebnisse des Process Minings zum Zwecke einer Wirkungsanalyse herangezogen werden. Anpassungen im Prozessablauf, welche in der Vergangenheit durchgeführt wurden, konnten durch eine getrennte Analyse des Prozesses jeweils vor und nach der Anpassung auf ihre Wirksamkeit hin untersucht werden. Auf Seiten des LWL wurde auf diese Weise beispielsweise positiv festgestellt, dass die Einführung des neuen Bedarfsermittlungsinstruments BEI_NRW zu einer Optimierung des Antragsprozesses beigetragen hat.

Die in der Masterarbeit dargestellten Ergebnisse werden im Folgenden durch die beiden Landschaftsverbände genauer geprüft. Ziel ist es, anhand der Auswertungen den betrachteten Prozess weiter zu optimieren und Abweichungen zum Soll zu minimieren. Zukünftig sollen die gemachten Erfahrungen genutzt werden, um auch andere Geschäftsprozesse innerhalb der Landschaftsverbände genauer zu betrachten. Die Methode Process Mining ist dafür bereichsunabhängig anwendbar, sofern Prozessdaten in digitaler Form sowie in ausreichender Menge und Qualität zur Verfügung stehen.

Kontakt:

Dietmar Leicht 0221 809-3801

Thomas Streffing 0251 591-4489

Münster (lwl).

Das Vergaberecht ist anspruchsvoll und dynamisch, trotz oder in manchen Fällen sogar gerade wegen der Auswirkungen der Corona-Pandemie. Viele Änderungen stehen bevor, das neue Wettbewerbsregister geht in die Umsetzung, die HOAI musste aufgrund einer EuGH-Entscheidung angepasst werden und weitere vergaberechtliche Vorstöße auf EU-Ebene sind zu erwarten.

Insbesondere das Thema Nachhaltigkeit in Bezug auf soziale, umweltbezogene und innovative Aspekte erlangt einen immer größeren Stellenwert bei Vergabeverfahren. Zudem steigen die Anforderungen an das Zuwendungsrecht stetig an.

Im Rahmen der sechs aufeinander aufbauenden Module des zertifizierten Vergabemanagers erhielt Herr Kötter ein umfassendes fachliches und praxistaugliches Wissen für die Vergabe und Prüfung von Bauleistungen und Liefer- und Dienstleistungen. Damit können die zukünftigen Herausforderungen im Bereich der öffentlichen Auftragsvergabe noch besser gemeistert werden.

Die letzten sechs Wochen verbrachte ich als Rechtspraktikantin im LWL-Rechnungsprüfungsamt, um Erfahrungen im Rahmen eines Verwaltungspraktikums sammeln zu können. Durch die besondere Stellung der Rechnungsprüfung innerhalb des LWL konnte ich mir durch das nähere Kennenlernen des Rechnungsprüfungsamts auch gleichzeitig ein besseres Bild von der Organisation des LWL im Gesamten machen. Ich lernte dabei sowohl den LWL als Kommunalverband mit seinen Abteilungen und Aufgabenverteilungen zu verstehen als auch die Funktionen und Abläufe der Rechnungsprüfung im Allgemeinen.

Um anfangs erstmal ein Grundverständnis für den Begriff und das Verfahren der Rechnungsprüfung zu erlangen, half mir das Skript zur Einführung in die örtliche Rechnungsprüfung und das nachfolgende Gespräch mit Herrn Streffing, dem Leiter des LWL-Rechnungsprüfungsamts. Außerdem stellten mir die drei Referatsleiter in persönlichen Gesprächen ihre Referate Finanzprüfungen, Fachprüfungen und Querschnittsprüfungen ausführlich vor und beantworteten alle meine verbliebenen Fragen.

Meine erste Aufgabe bestand darin, einen Vermerk zur Betätigungsprüfung durch das LWL-Rechnungsprüfungsamt zu schreiben und die rechtlichen Rahmenbedingungen sowie mögliche Prüfungsgegenstände zu recherchieren. Hintergrund war eine Gesetzesänderung, die die Betätigungsprüfung neuerdings als fakultative Aufgabe der örtlichen Rechnungsprüfung regelt, sodass sie der Rechnungsprüfungsbehörde nicht eigens übertragen werden muss. Es gefiel mir sehr an dieser Aufgabe zu arbeiten, da sie meine juristischen Fachkenntnisse herausforderte und ich gleichzeitig für mich unerforschte Rechtsgebiete kennenlernte. Antworten und Anregungen bekam ich von Herrn Glanemann und Herrn Streffing.

In den letzten drei Wochen beschäftigte ich mich hauptsächlich ebenfalls mit einer bisher noch nicht praktizierten Prüfungsart, der Formularprüfung. Zunächst beurteilte ich eine vom Institut der Rechnungsprüfer entworfene Arbeitshilfe zu den grundsätzlichen Gegenständen einer Formularprüfung. Dann hatte ich Gelegenheit diese auf ein neues Antragsformular anzuwenden, das im Bereich der Sozialhilfe verwendet wird. Was mich an dieser Aufgabe begeisterte, war die Praxisnähe. Im letzten Arbeitsschritt konnte ich mich an den Prüfkonzeptionen der Sozialhilfeprüfer und an den Einzelfallakten der entsprechenden Leistung orientieren und so eine Vorstellung davon entwickeln, wie die Planung einer Prüfung ablaufen könnte. Dabei wurde ich von Herrn Schmidt und Herrn Lambrecht unterstützt.

Außerdem beschäftigte ich mich mit verschiedenen kleineren Fragestellungen, zu denen ich juristische Stellungnahmen anfertigte, wie z.B. zur Ablieferung von Pflichtexemplaren an diverse Bibliotheken oder zur Funktionsnachfolge beim Wechsel der funktionalen Zuständigkeit im Bereich der Eingliederungshilfe.

Während meiner Zeit im Rechnungsprüfungsamt hatte ich Gelegenheit an Referatsbesprechungen und an einem Abschlussgespräch teilzunehmen. Es gefiel mir sehr, auch ein paar Einblicke in das praktische Arbeitsleben im Rechnungsprüfungsamt erhalten zu können. Dieses musste sich auch der aktuellen Situation anpassen, weshalb Home-Office und Videokonferenzen momentan naturgemäß dazugehören. Umso mehr begeisterte mich, wie freundlich und offen ich von den Kollegen willkommen geheißen wurde, die mich für meine sechs Wochen Praktikumszeit in ihrer Mitte aufnahmen und denen ich jederzeit alle Fragen stellen konnte.

Das Praktikum im LWL-Rechnungsprüfungsamt hat mir einen guten Überblick über die Organisation des LWL verschafft und hat es mir erlaubt, einen ersten Eindruck von der Arbeit in der Verwaltung zu bekommen. Ich konnte mich sowohl juristischen Problemstellungen annehmen als auch den Arbeitsalltag der Prüfer und Prüferinnen kennenlernen.

Ich bedanke mich für die Möglichkeit, mein Verwaltungspraktikum beim LWL-Rechnungsprüfungsamt zu absolvieren. Das Praktikum hat mir viel Spaß gemacht, die Kollegen haben mich herzlich empfangen und ich konnte viele wertvolle Erfahrungen sammeln.

Cathalena Kleinert